La importancia de identificar bien a las personas involucradas en tu evento.

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En este post brindaremos una información general de la importancia de las identificaciones en un evento.

No importa el tamaño del evento, una identificación, más un gasto o un elemento más, es una señal de organización y un objeto indispensable para la seguridad.

La identificación es llamada de muchas maneras, dependiendo del evento, de la calidad y del lenguaje que cada país maneje. Son llamados gafetes, carnets, badges, solaperos, credenciales, etc.

La identificación también es un elemento ideal para la segmentación de grupos de trabajo y participantes. Esto ayuda a que los equipos de protocolo puedan guiarse rápidamente a la hora de actuar o canalizar una situación, sin necesidad de realizar pregunta alguna al portador.

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También puede guiar a participantes cuando se trata de eventos en donde los colores son usados para sectorizar.

Qué información deben tener las identificaciones?

Deben tener información que se considere  importante y utilidad. Básicamente Profesión y/o condición civil  o  (si es Sr./Sra., Lic. o Dr. /Dra.), Nombre y Apellido, y empresa que pertenece o representa, Nº de cedula o pasaporte, fecha del evento.

Código QR

Si se va a utilizar algún sistema de gestión de acreditaciones con código de barras o QR puede facilitar mucho la implementación de estos códigos, para agilizar el proceso de ingreso, para medir cantidad de acreditados que ingresaron cada día, los horarios, así como otros datos que se podrán a analizar en la etapa del post evento.

Logo y/o Marca

Puedes incluír el logo del evento o de la empresa, la fecha y el lugar en donde se realiza el evento.

En algunos casos, dependiendo de los acuerdos que se hayan realizado con las empresas, se colocan los logos de los patrocinantes en la parte inferior de la identificación.

Identificaciones para el público

En ocasiones esta información se encuentra pre-impresa y la personalización de la credencial con los datos del participante se realiza al momento de la registración, ya sea de forma manual (escribiendo el nombre y apellido con una lapicera y haciendo check in en un listado de pre-inscriptos o incluyéndolo en un listado nuevo),o imprimiendo una etiqueta que luego, automáticamente se suma al listado de asistentes. Estas etiquetas luego se colocarán en un lugar de la ropa del participante.

Identificaciones y Networking

Como es bien sabido, en cada evento, ya sea a la hora del receso o en coffee break, portar tu identificación ayuda a encontrarse y a ubicarse rápidamente a la hora de establecer una conversación.

Muchas identificaciones utilizan el código QR con un resumen de los datos del participante, que pueden compartirse con un lector del móvil y evitar el detalle que a veces pasa que no tienes suficientes tarjetas o se te quedaron.

Identificaciones y la hora de la entrega.

Si el evento es un congreso o un seminario, y los participantes reciben su credencial en el evento, hay varios detalles importantes que mencionar:

El número de personal y equipos que se destinarán para esa actividad, es importante hacerlo con celeridad para que no se aglutinen los participantes, y pierdan tiempo para disfrutar el evento.

El lugar donde se ubique el personal, debe ser amplio y no obstaculizar el tránsito de personas en la entrada del evento. Se aconseja colocarlo siempre un poco distante de la entrada, o si no hay muchos participantes, puede ser a un lado de la puerta, previendo que la fila se desarrolle perpendicular a la línea de entrada al evento.

Se recomienda entrenar debidamente al personal y cuando la afluencia es grande, realizar prácticas o ensayos previos, para medir el tiempo.

REGLA SIN EXCEPCIÓN

 Cada participante deberá ponerse en un lugar visible su credencial, para desplazarse en todos los sectores que deseen visitar dentro del espacio del evento.

Tipos de identificación

De acuerdo al presupuesto que manejes, los objetivos y tipo de evento, podrás elegir qué tipo de identificación, podrás dar a cada uno de los invitados y/o participantes.

El mercado ofrece variadas opciones: desde tarjetas blancas o etiquetas, hasta pre impresas, inteligentes, o con mayores medidas de seguridad.

Lo más reciente de la tecnología en identificaciones ha desarrollado credenciales, con elementos para detección por proximidad, que permiten almacenar información importante para control del acceso.

Acreditación de Prensa

Cuando se trata de acreditación para medios de comunicación y profesionales de la prensa, es importante colocar una taquilla solo para ellos, de tal manera de hacer rápido su acceso, también permitir que protocolo los pueda guiarlos a la zona de prensa y brindarles todo el apoyo.

Es recomendable ofrecer un color en particular y resaltar en el diseño la palabra PRENSA. Cuando se trate de eventos grandes donde existan áreas para medios, se puede insertar un código de barras o QR para ofrecer acceso a través de lectores dispuestos en la cerradura de las puertas.

Es importante que en estas identificaciones se coloque el cargo de la persona del equipo de producción; camarógrafo, iluminación, productor, Periodista, etc. También que posean el número de cédula o pasaporte para facilitar las acciones del equipo de seguridad.

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Diseño de credenciales

Es recomendable contratar un diseñador grafico para que realice el modelo de credencial a utilizar en tu evento.

Este debe respetar los colores y logo del evento y/o la marca para que desde los credenciales se respire organización.

Algunos tips adicionales:

  • Si tu evento cuenta con distintos tipos de participantes y vas a tener las credenciales pre-impresas, utiliza distintos colores: para los asistentes, los oradores, los sponsors, el comité organizador y el personal del evento.
  • Puedes incluir fotografías en las identificaciones de invitados especiales, oradores, comité organizador y participantes de empresas.
  • Dependiendo del tipo de identificación que elijas para tu evento, el tiempo de espera al momento de la acreditación será mayor o menor.

Recuerda que este momento es la primera impresión que los asistentes tienen sobre el evento, Es importante evitar largas filas o colas para recibir el documento.

Esperamos que estas informaciones sean  de ayuda para tu próximo evento.

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