Como organizar una rueda de prensa dinámica y eficiente

Rueda de prensa microfonos

Como organizar una rueda de prensa dinámica y eficiente

Las conferencias o ruedas de prensa, son eventos que las entidades, organizaciones o personalidades realizan para comunicar o aclarar cierta información ante los medios de comunicación.

Son micro eventos que no llevan mucho tiempo de planificación, porque  se realizan para expresar noticias importantes de último momento. Es la forma más eficaz de llegar a los medios de forma inmediata y que estos amplíen la noticia.

Las conferencias de prensa tienen un formato estándar y generalmente se realizan en salones de hoteles, restaurantes, áreas de lounche o en la sede de la entidad que convoca.

La característica principal es que, uno o varios oradores hacen una introducción acerca del tema a desarrollar y luego los periodistas presentes realizan las preguntas que crean convenientes.

Estos son algunos tips que se deben tener en cuenta:

  • Si no cuentas con contactos de periodistas que puedan interesarse en asistir, deberías contratar un RRPP o agente de prensa para que te ayude a conseguir que los reporteros concurran a tu evento y crear una base de datos.
  • Él o los oradores deberán tener pleno conocimiento de la comunicación que se quiere brindar, o por lo menos, de su especialidad, estar bien preparados y responder las distintas preguntas de los asistentes.
  • Deja pasillos libres, adelante, en el centro y a los costados para que puedan ubicarse las videocámaras de los canales de televisión y los fotógrafos de la prensa gráfica.

Sala de para rueda de prensa

  • Preveer una dinámica controlada y ordenada, un coordinador que lleve el orden y anuncie los medios durante la ronda de preguntas.
  • Deben contemplarse al menos dos (2) micrófonos inalámbricos para los periodistas durante la ronda de preguntas, para facilitar los procesos.
  • Si es un evento o un concierto que tiene patrocinantes o auspiciantes coloca un backing con los logos impresos en material de vinyl o banner, esto ayudará a personalizar el evento y también como elemento de branding.
Como organizar una conferencia de prensa

backing para rueda de prensa

  • En muchas ocasiones, las conferencias de prensa son transmitidas en vivo por canales de televisión o medios de Internet. Los periodistas de radio y prensa gráfica envían el material que elaboran al finalizar las transmisiones. Por este motivo, una de las necesidades a contemplar para el trabajo de los periodistas post conferencia, es la de procesar la información y enviarla a sus medios. Si ofreces servicio de WiFi, procura que tenga una buena banda ancha, si es dedicada mucho mejor, así ayudarás a que puedan comunicarse rápidamente con sus editores y transmitir vídeos e imágenes con mayor eficiencia.
wifi para periodistas

WiFi para rueda de Prensa

  • Debes prever que haya la cantidad necesaria de sillas para los periodistas convocados.
  • Trata de que no sea un espacio muy abierto, pero si es el caso, deberás tener equipamiento para la amplificación de sonido (micrófonos y parlantes), para que, quienes se encuentren en el estrado, puedan escuchar con claridad las preguntas.
  • Puedes preparar un material con información adicional para entregar al finalizar la conferencia de prensa. En ese material, debes incluir los nombres y cargos de las personas que brindaron la conferencia y datos de contacto para consultas posteriores.
  • Contrata por lo menos, un servicio de café, y si puedes, incluye bebidas frías y algo para comer mientras los periodistas esperan que empiece la conferencia.
  • Las ruedas de prensa tienen una duración de 2 horas aproximadamente. Se suelen realizar bien temprano a la mañana o durante la tarde.
  • Si lo consideras importante, al finalizar la conferencia de prensa, se pueden organizar entrevistas en profundidad con algunos medios.
  • También se recomienda si es un evento o un concierto, colocar una pared artificial o photo booth para que los medios puedan hacer las fotografías con los ponentes o artistas.

En conclusión, este tipo de evento, es diferente a los convencionales, por el poco tiempo de preparación con el que se realiza. Sólo elige organizar una conferencia de prensa si necesitas que tu noticia sea transmitida inmediatamente por los medios masivos de comunicación.

Consejo: Procura contratar organizadores especialistas en esta clase de eventos y un buen profesional de RRPP.

Cdor: Luis Medina – Exponoticia

Ref.:

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