Etapas de los eventos y qué sucede en cada una de ellas

ETAPAS DE LOS EVENTOS

Sea cual fuere el tipo de evento que organicemos, existen, tres grandes etapas que están muy bien diferenciadas en cuanto al manejo de los tiempos, la cantidad de recursos que necesitaremos y las acciones que realicemos.

Pre – Evento: Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa primera idea que teníamos, arrancando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.

Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades, va a ser necesaria finalizar otras.

 Una actividad fundamental para nuestro evento es la promoción y difusión ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes.

Además, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que brindaremos él o los días del evento.

El levantamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.

Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los patrocinantes (sponsors), que nos ayudarán a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento.

La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa.

A medida que nos vamos acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

Durante el Evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.

Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

  • Armado
  • Acreditación de los asistentes
  • Agenda de actividades del evento
  • Desarme

Post – Evento: Esta etapa es tan importante como el resto, ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos.
El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada si fuere el caso.

Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes, colaboradores de las diferentes actividades y a todos los medios por su apoyo comunicacional.

Bueno hasta aquí el post de hoy, estén pendientes, de los próximos post de Organización de eventos, y recuerda conocer a Evernote la aplicación que te ayudará a organizar la información durante tu evento.

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Fuente

Cdor: Luis Medina – http://www.exponoticia.com

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